Notion bukan hanya sekadar aplikasi pencatatan, tetapi juga dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database kontak dengan mudah. Dengan fitur database yang fleksibel, Anda bisa menyusun daftar kontak teman, kolega, klien, atau vendor dalam satu tempat yang rapi dan mudah diakses. Artikel ini akan membahas langkah-langkah membuat database kontak di Notion serta beberapa tips untuk mengoptimalkannya.
Berikut link YouTube untuk tutorial cara membuat database kontak di Notion:
Link youtube: https://youtu.be/SERxRP9fFn4
Cara Membuat Database Kontak
Untuk membuat database kontak di Notion, Anda bisa menggunakan Table View, yang memungkinkan Anda menyusun daftar dalam bentuk tabel dengan berbagai kolom informasi.
- Buka Notion dan buat halaman baru
- Klik “New Page” di sidebar atau gunakan tombol “+” di workspace Anda.
- Beri nama halaman, misalnya “Database Kontak”.
- Buat database dalam format tabel
- Ketik “/table” lalu pilih “Table – Full Page” untuk membuat tabel database baru.
- Jika ingin menyisipkan tabel dalam halaman lain, gunakan “Table – Inline”.
- Tambahkan kolom yang diperlukan
- Secara default, Notion akan membuat kolom “Name” untuk nama kontak.
- Klik “Add a property” untuk menambahkan kolom tambahan, seperti:
- Email (Type: Email)
- Nomor Telepon (Type: Phone Number)
- Perusahaan (Type: Text)
- Jabatan (Type: Select atau Multi-Select)
- Catatan (Type: Text)
- Tanggal Pertemuan Terakhir (Type: Date)
- Isi data kontak satu per satu
- Klik setiap kolom dan isi informasi sesuai kebutuhan.
- Anda juga bisa menyalin daftar kontak dari spreadsheet dan menempelkannya langsung ke tabel Notion.
Menggunakan Tampilan Berbeda untuk Database
Selain tampilan tabel, Notion memungkinkan Anda mengelola kontak dengan berbagai view yang lebih visual dan interaktif.
- Board View (Kanban): Gunakan tampilan ini untuk mengategorikan kontak berdasarkan status, seperti “Klien Aktif”, “Prospek”, atau “Rekan Kerja”.
- List View: Format daftar sederhana yang lebih ringkas dan mudah dibaca.
- Gallery View: Jika ingin menambahkan gambar profil kontak, gunakan tampilan ini agar setiap kontak memiliki foto yang terlihat jelas.
- Calendar View: Berguna untuk melihat tanggal pertemuan terakhir atau tanggal penting lainnya terkait kontak.
Untuk menambahkan tampilan baru, klik “Add View” di bagian atas database, pilih format yang diinginkan, lalu sesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Menyaring dan Mengelompokkan Kontak
Agar database lebih mudah dikelola, Notion memiliki fitur Filter dan Grouping.
- Gunakan Filter untuk menampilkan hanya kontak tertentu, misalnya semua kontak dari perusahaan yang sama atau mereka yang belum dihubungi dalam tiga bulan terakhir.
- Gunakan Grouping untuk mengelompokkan kontak berdasarkan jabatan, industri, atau status relasi.
Dengan fitur ini, Anda bisa lebih cepat menemukan kontak yang dibutuhkan tanpa harus mencari satu per satu.
Menghubungkan Database Kontak dengan Database Lain
Notion memungkinkan Anda menghubungkan database kontak dengan database lain menggunakan Relation & Rollup.
- Relation: Hubungkan kontak dengan database proyek, sehingga Anda dapat melihat proyek mana yang berhubungan dengan kontak tertentu.
- Rollup: Ambil informasi dari database terkait, misalnya jumlah proyek yang sedang dikerjakan oleh seorang klien.
Fitur ini sangat berguna jika Anda ingin mengintegrasikan kontak dengan manajemen pekerjaan atau pipeline bisnis.
Tips Mengelola Database Kontak dengan Efektif
- Gunakan Tag atau Multi-Select untuk Kategorisasi
Tambahkan kategori seperti “Prospek”, “Klien”, atau “Rekan Kerja” agar lebih mudah mengelola kontak. - Tambahkan Catatan dan Riwayat Komunikasi
Buat bagian catatan di dalam setiap halaman kontak untuk mencatat detail penting dari percakapan atau pertemuan terakhir. - Gunakan Template untuk Kontak Baru
Buat template kontak dengan format yang sudah tersusun rapi, sehingga setiap kali menambahkan kontak baru, Anda tidak perlu membuat ulang strukturnya dari awal.
Kesimpulan
Membuat database kontak di Notion adalah solusi praktis untuk mengelola informasi dengan lebih rapi dan fleksibel. Dengan berbagai tampilan, fitur filter, dan kemampuan untuk menghubungkan database lain, Notion bisa menjadi alat manajemen kontak yang sangat efektif. Jika digunakan dengan baik, database ini bisa membantu meningkatkan produktivitas dan kemudahan dalam mengakses informasi kontak kapan saja.
